GTDの実践

スケジュール

GTDとは?

ライフハックに興味がある人なら、一度はGTDという言葉を聞いたことがあるではないでしょうか。
GTDとはGetting Things Doneの頭文字をとった言葉で、やるべきことをサクサクと片付けていくためのメソッドです。
ToDoリストを作って毎日実行しているという人はたくさんいますが、効果的に活用できている人は意外と少ないものです。
そこでGTDが考案されました。
GTDはやるべきこと、実現させたい夢やアイデアをかなえるために自分の行動を管理する方法です。

人の頭のなかには、やるべきことがいくつも詰まっています。
ランチを食べたらT氏に電話をして、1時30分から会議だな。
会議の前に資料を見なおしておかなければなどなど……、人は一日中やるべきことに追われています。
しかし、やるべきことのすべてを頭のなかに納めていたのでは、新たなひらめきやアイデアが湧いてくるスペースが確保できません。
GTDでは頭につまっているやるべきことを頭の外に吐き出して見える化し、いつでも取り掛かれるように整理します。
そして頭をリフレッシュさせて、創造的な事柄に使えるようにするのです。

GTDの進め方

ではGTDの進め方を見ていきましよう。
GTDの作業は、大きく5つの手順に分かれています。
まず第1の作業ではやるべきこと、やりたいこと、ルーチンワークなど、すべてのタスクをノートなどに書き出します。
もちろんパソコンに入力をしてもOKです。
GTDは特別なツールを必要としません。
自分が使いやすいやり方で進めましょう。

そして、新たなやるべきことが発生するたびに、ここにタスクを書き加えていきます。
この作業を収集と呼んでいます。

第2の作業は明確化と呼ばれるもので、収集したタスクを分類します。
まず、そのタスクは実際に行う必要があるかどうかでふるいにかけ、不要なタスクはゴミ箱に捨てる/いつかやる/資料のいずれかに分類します。
そして実行するべきタスクだけを残します。

曖昧なタスクは細分化して明確に

第3の作業は、明確化した作業の整理です。
たとえば、“ダイエットをする”などの漠然としたタスクを選び出します。
ダイエットをするだけではあやふやなので、朝6時から30分間ジョギングをする、晩御飯は魚と野菜を食べるなど、具体的に実行に移せるタスクに細分化します。
そして2分以内に完了するタスクは、その時点ですぐに取り掛かり、終わらせてしまいましょう。
また、人に頼めるものは誰かに依頼し、連絡待ちリストに移します。
あとは自分がするべきことだけが残りますから、ToDoリスにこれらをリストアップするだけです。

第4の作業は、見直しです。
出来上がったToDoリストを見直して、次にする行動を決めます。
次に何をするべきかを悩む場合は、タスクの内容が不明確ではないかを見直してください。
取引先に連絡というタスクにあれば、○○氏に電話15時までに電話をする。電話番号○○-○○○○-○○○○などと明確化しましょう。
見直し作業は定期的に行い、進み具合や優先度をチェックします。

最後5の手順は実行です。
4つの手順を終えたら、後は何も考えずに実行するだけです。

詳しいことが知りたい方は、デビッド・アレン著『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』を参考にしてください。
考案者のデビッド・アレン氏が、GTDの実践法を詳しく解説しています。